Privacyverklaring

Website · www.anticipate.solutions

Privacyverklaring website

Laatst bijgewerkt: 21 augustus 2026
Versie: 1.0

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de website www.anticipate.solutions en op alle daarmee samenhangende marketing- en communicatieactiviteiten.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website worden verzameld, is:

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld; dat is voor onze activiteiten niet wettelijk verplicht. Voor alle vragen over gegevensbescherming kunt u terecht op bovenstaand e-mailadres.

2. Welke gegevens verwerken wij, waarom en op welke grondslag?

2.1 Bezoek aan de website (analytics)

2.2 Inschrijving op onze nieuwsbrief en marketingmails

2.3 Contactformulier, demoaanvraag en rechtstreekse e-mail

2.4 Technische logbestanden en beveiliging

Wij nemen op basis van deze gegevens geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor u en wij doen niet aan profilering in de zin van art. 22 AVG.

3. Aan wie geven wij gegevens door?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij schakelen wel dienstverleners in die in onze opdracht gegevens verwerken (verwerkers), met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten:

Daarnaast kunnen wij gegevens doorgeven aan onze boekhouder, advocaten of andere professionele adviseurs, en aan overheden of gerechtelijke instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van bovenstaande dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen daar toegang hebben tot gegevens. Die doorgifte gebeurt op basis van:

• het EU-US Data Privacy Framework, voor zover de betrokken partij daaronder gecertificeerd is (dit is onder meer het geval voor Google en Intuit/Mailchimp); en/of
• de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46.2.c AVG), aangevuld met bijkomende technische en organisatorische maatregelen.

Op eenvoudig verzoek via info@antsolutions.be bezorgen wij u meer informatie over de gebruikte waarborgen.

5. Cookies

Deze website gebruikt cookies en gelijkaardige technieken. Analytische en marketingcookies plaatsen wij enkel met uw toestemming. Een volledig overzicht van de gebruikte cookies, hun doel en hun levensduur vindt u in ons cookiebeleid. Daar leest u ook hoe u uw keuze op elk moment kunt wijzigen of intrekken.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleuteling van al het verkeer met onze website via TLS (HTTPS), toegangsbeperkingen op basis van het need-to-know-principe, tweefactorauthenticatie op onze beheersaccounts, logging en het periodiek actualiseren van onze systemen. Geen enkele beveiliging is absoluut, maar wij evalueren onze maatregelen regelmatig en passen ze aan waar nodig.

7. Uw rechten

U hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage in de gegevens die wij over u verwerken (art. 15);
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16);
• Wissing van uw gegevens, het "recht om vergeten te worden" (art. 17);
• Beperking van de verwerking (art. 18);
• Overdraagbaarheid van de gegevens die u ons hebt bezorgd (art. 20);
• Bezwaar tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang, en op elk moment en zonder motivering tegen direct marketing (art. 21);
• Intrekking van uw toestemming, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking (art. 7.3).

U oefent deze rechten uit door te mailen naar info@antsolutions.be. Wij antwoorden binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden; wij brengen u daarvan dan tijdig op de hoogte. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

8. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons eerst weten via info@antsolutions.be — wij zoeken graag samen een oplossing. U hebt daarnaast steeds het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. +32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

9. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze website, onze diensten of de toepasselijke regelgeving wijzigen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij u actief op de hoogte, bijvoorbeeld via een melding op de website of per e-mail.

Applicatie · app.anticipate.solutions

Privacyverklaring Anticipate (applicatie)

Laatst bijgewerkt: 21 augustus 2026
Versie: 1.0
Van toepassing op: de webapplicatie op app.anticipate.solutions en de bijbehorende mobiele app

1. Wie zijn wij?

Anticipate is een zakelijke toepassing waarmee organisaties gesprekken en notities kunnen opnemen, automatisch laten uittypen (transcriberen) en er met behulp van artificiële intelligentie rapporten en verslagen uit laten genereren. Anticipate wordt aangeboden aan organisaties (hierna: de klant), niet aan consumenten. Gebruikers krijgen toegang via hun werkgever of opdrachtgever.

2. Onze twee rollen: lees dit eerst

Voor de gegevens in Anticipate hebben wij twee verschillende rollen onder de AVG. Dat bepaalt bij wie u terechtkunt met vragen of verzoeken.

Wij zijn verwerker voor alles wat u in de applicatie zet

Uw opnames, transcripties, notities, deelnemerslijsten, opdrachten (prompts), projecten en gegenereerde documenten zijn inhoud van de klant. Uw werkgever of opdrachtgever bepaalt welke gegevens daarin terechtkomen, waarom en hoelang. Die organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens haar instructies, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor het beheer van de dienst zelf

Voor een beperkte set gegevens bepalen wij zelf doel en middelen: accountgegevens, technische logs, beveiligingsgegevens en verbruiksmeters. Daarover gaat hoofdstuk 4.

3. Gegevens waarvoor wij verwerker zijn (inhoud van de klant)

3.1 Welke gegevens gaat het om?

3.2 Bijzondere aandacht: gevoelige inhoud en deelnemers

Een opname kan onvermijdelijk gegevens bevatten over andere mensen dan de gebruiker, en kan afhankelijk van het gesprek ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten (art. 9 AVG), zoals gegevens over gezondheid, of gegevens over strafrechtelijke feiten (art. 10 AVG).

De klant, als verwerkingsverantwoordelijke, is ervoor verantwoordelijk om:

• te beschikken over een geldige rechtsgrond voor de opname en de verdere verwerking;
• alle deelnemers vooraf te informeren dat het gesprek wordt opgenomen en verwerkt met behulp van AI, en waar nodig hun toestemming te vragen;
• na te gaan of er sectorale regels gelden (bijvoorbeeld beroepsgeheim, medische of juridische deontologie, of het sociaal overleg bij verwerkingen die werknemers betreffen);
• geen gegevens in de applicatie te plaatsen waarvoor zij geen geldige grondslag heeft.

Wij bieden hiervoor technische ondersteuning — versleuteling, toegangsbeperkingen, instelbare bewaartermijnen — maar wij kunnen die verantwoordelijkheid niet overnemen.

3.3 Automatische verwerking door AI

Om de dienst te leveren wordt de inhoud automatisch verwerkt door externe AI-diensten:

• Transcriptie: audiobestanden worden verstuurd naar AssemblyAI om omgezet te worden in tekst.
• Documentgeneratie en analyse: transcripties, notities en opdrachten worden verstuurd naar OpenAI (modellen uit de GPT-4o-reeks) om er een rapport uit op te stellen, om deelnemers en actiepunten te herkennen en om titels voor te stellen.

Wij hebben met beide partijen afspraken die bepalen dat de aangeleverde inhoud niet gebruikt wordt om hun modellen te trainen en enkel verwerkt wordt om onze opdracht uit te voeren.

De uitvoer van deze AI-diensten is een hulpmiddel, geen eindresultaat. Gegenereerde teksten kunnen fouten, onvolledigheden of onjuiste toeschrijvingen bevatten en moeten door een mens nagelezen en goedgekeurd worden voor ze gebruikt worden. Er worden op basis van deze verwerking geen geautomatiseerde beslissingen genomen die rechtsgevolgen hebben voor de betrokkenen (art. 22 AVG); de beoordeling en de eindverantwoordelijkheid liggen steeds bij de gebruiker.

3.4 Bewaring en verwijdering van de inhoud

• Audiobestanden worden standaard 30 dagen na de opname automatisch uit onze opslag verwijderd. De klant kan die termijn per omgeving of per opname aanpassen, of instellen dat audio nooit automatisch verwijderd wordt. Het verwijderen van het audiobestand raakt de transcriptie, de notities en de gegenereerde documenten niet: die blijven bestaan.
• Transcripties, notities, documenten en projectgegevens bewaren wij zolang de klant dat wenst. Gebruikers en beheerders kunnen ze op elk moment zelf verwijderen.
• Bij het einde van de overeenkomst verwijderen of bezorgen wij de gegevens van de klant volgens wat in de klantovereenkomst of de verwerkersovereenkomst is afgesproken. Bij gebrek aan andersluidende afspraak verwijderen wij de gegevens binnen 30 dagen na het einde van de overeenkomst, waarna zij nog maximaal 30 dagen in onze back-ups aanwezig blijven vooraleer die overschreven worden.

4. Gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn

Wij gebruiken de inhoud van de klant niet om onze eigen dienst te verbeteren of om modellen te trainen. Analyses over het gebruik van de applicatie voeren wij uit op geaggregeerd, niet-identificeerbaar niveau.

5. Wie krijgt toegang tot de gegevens?

5.1 Binnen uw eigen organisatie

Anticipate is opgebouwd rond gescheiden omgevingen per organisatie. Toegang wordt afgedwongen op databaseniveau (row-level security), zodat gegevens van de ene organisatie technisch niet toegankelijk zijn voor een andere. Binnen uw organisatie hangt de toegang af van uw rol:

• Gebruikers zien hun eigen opnames, notities en documenten, en wat er uitdrukkelijk met hen gedeeld is;
• Beheerders kunnen daarnaast de gegevens binnen hun organisatie inzien en gebruikers, rollen en instellingen beheren;
• Documenten en projecten kunnen door hun eigenaar gericht gedeeld worden met collega's.

Wie precies wat mag zien, is een keuze van uw organisatie.

5.2 Onze subverwerkers

Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 AVG. Wij brengen onze klanten vooraf op de hoogte wanneer wij een subverwerker willen vervangen of toevoegen, zoals bepaald in de verwerkersovereenkomst.

Daarnaast kunnen gegevens toegankelijk zijn voor onze professionele adviseurs onder geheimhoudingsplicht, of moeten wij ze verstrekken aan overheden en gerechtelijke instanties wanneer de wet ons daartoe verplicht. Wij verkopen nooit gegevens en gebruiken ze nooit voor reclame.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een aantal subverwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten. Die doorgifte steunt op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46.2.c AVG) en, waar de betrokken partij daaronder gecertificeerd is, op het EU-US Data Privacy Framework. Als bijkomende waarborg wordt gevoelige inhoud in onze eigen omgeving versleuteld bewaard (zie hoofdstuk 7) en worden gegevens enkel doorgegeven voor zover dat nodig is om de gevraagde verwerking uit te voeren.

Op verzoek via info@antsolutions.be bezorgen wij meer informatie over de gebruikte waarborgen en over de uitgevoerde beoordeling van de doorgiften.

7. Beveiliging

Wij nemen onder meer de volgende technische en organisatorische maatregelen:

• Versleuteling tijdens transport: al het verkeer verloopt over TLS (HTTPS).
• Versleuteling in rust op applicatieniveau: gevoelige inhoud wordt versleuteld met AES-256-GCM. Elke organisatie krijgt een eigen datasleutel, die zelf versleuteld wordt bewaard met een hoofdsleutel die uitsluitend op de server bestaat. Een kopie van de database is daardoor zonder die hoofdsleutel onbruikbaar. Ontsleutelen gebeurt enkel serverzijdig, voor gegevens die de gebruiker toch al mocht inzien.
• Strikte toegangsscheiding: row-level security in de database, gescheiden omgevingen per organisatie en privéopslagbuckets waarvan de toegang beperkt is per organisatie en per gebruiker. Bestanden worden enkel via tijdelijke, ondertekende links opgehaald.
• Tweefactorauthenticatie: te activeren per organisatie of te verplichten per gebruiker, met een instelbare herverificatietermijn.
• Automatische verwijdering van audio na de ingestelde bewaartermijn.
• Logging en opvolging van generaties, fouten en beveiligingsrelevante gebeurtenissen.
• Beperkte toegang van onze medewerkers, volgens het need-to-know-principe en enkel voor onderhoud, ondersteuning of het oplossen van storingen.

Geen enkele maatregel biedt absolute zekerheid. Wij evalueren onze beveiliging periodiek en passen ze aan waar nodig.

8. Datalekken

Stellen wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens vast, dan brengen wij de betrokken klant zonder onredelijke vertraging op de hoogte en bezorgen wij alle informatie die zij nodig heeft om haar eigen meldplicht na te komen (art. 33.2 AVG). Voor de gegevens waarvoor wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn, melden wij het lek zelf binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer de wet dat vereist, en informeren wij de betrokkenen bij een hoog risico.

9. Uw rechten

U hebt recht op inzage, verbetering, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar (art. 15 tot 21 AVG), en u kunt een gegeven toestemming op elk moment intrekken.

Waar richt u zich toe?

• Gaat uw vraag over inhoud in de applicatie — een opname waarin u voorkomt, een transcript, een verslag — dan is de organisatie die Anticipate gebruikt uw aanspreekpunt. Contacteert u ons rechtstreeks, dan sturen wij uw verzoek zo snel mogelijk door en helpen wij die organisatie om eraan tegemoet te komen.
• Gaat uw vraag over uw account, onze logs of onze facturatie, dan kunt u rechtstreeks bij ons terecht via info@antsolutions.be.

Wij antwoorden binnen één maand, met een mogelijke verlenging van twee maanden bij complexe verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen uw identiteit aan te tonen.

10. Klachten

Neem gerust eerst contact met ons op via info@antsolutions.be. U hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. +32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Woont u in een andere EU-lidstaat, dan kunt u ook terecht bij de toezichthouder van uw eigen land.

11. Cookies en lokale opslag in de applicatie

Anticipate gebruikt geen analyse-, tracking- of advertentiecookies. Wel worden enkele strikt noodzakelijke en functionele gegevens lokaal in uw browser bewaard. Een volledig overzicht vindt u in de cookie- en opslagverklaring.

12. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij passen deze verklaring aan wanneer de applicatie, onze subverwerkers of de regelgeving wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar in de applicatie en op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen brengen wij onze klanten vooraf op de hoogte, zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst.